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后勤集团质量安全档案管理规定

时间:2021-02-27作者:文章来源:后勤集团浏览:10

后勤集团质量安全档案管理规定

校后勤集团字〔2015〕16号

 

    为进一步规范后勤集团质量安全管理工作,结合质量安全体系建设要求,特制订《后勤集团质量安全档案管理规定》。集团各部门依据质量安全体系管理要求,结合实际工作认真完成各项档案的规范管理工作。

档案管理工作是基础性工作之一,是工作问责、责任制落实的重要保证和依据,也是衡量管理水平的一个重要标志,各部门领导必须充分重视,要将质量安全档案管理工作纳入本部门的工作计划,加强对档案工作的规范管理。

一、建档的具体内容

(一)质量安全办

1、质量安全体系质量手册、程序文件、培训资料、调研资料及各种合同文本;

2、各部门作业指导书、作业卡、安全工作规范、危险源、重大危险源管控方案、预案、各级制度清单及作业表单;

3、集团各种规章制度,部门检查办法及检查表单(中心、班组);

4、集团检查计划、检查记录、月度检查报告、整改通知单、处罚建议报告及各部门整改回复;

5、集团机关各部门校园巡查记录,巡查结果汇总;

6、各部门物业巡查记录及汇总;

7、上报集团领导或部门的报告及签字记录;

8、集团质量安全会议、培训、预案演练记录;

9、其它需建档的资料。

(二)各部门

1、作业指导书、作业卡、安全管理规范、危险源、重大危险源管控方案、预案、各级制度清单及作业表单;

2、部门检查办法,检查计划,中心、班组检查记录,中心会议、培训、预案演练记录,班组周例会记录;

3、各种业务用单据按行业要求建档;

4、集团下发的整改通知单及回复;

5、物业巡查记录及报表;

6、各类运行设施设备检测、维护、维修记录;

7、各种作业、维修、维护通知单及回执;

8、物业等接收、验收记录;

9、运行设备设施出厂合格证、说明书、操作手册、维修手册,养护说明等;

10、其它需建档的资料。

二、立卷管理要求

1、完整  是指每一份文件材料具有或保持应有的各个部分,没有缺少或损坏,每一事项的整个过程所形成的文字材料齐全无缺;

2、准确  是指文件材料的内容应符合事实,符合技术要求,不能虚假伪造;

3、系统  是指形成的文字材料,应完整有序。能有条理、有组织的形成以整体,充分反映事项的全貌;

4、规范  是指归档的文件材料应做到质地优良、书绘工整、声像清晰和符合有关标准和规范的要求。应严格执行《哈尔滨工程大学后勤集团数字化档案建档及管理工作规范》中有关规定;

5、分类  是指按年度、类别分别立卷,每一案卷内应有卷内目录,对卷内材料按顺序登记、编号;

6、归档  是指按时、按规定主动进行归档,集中管理,归档的每一份材料必须保持完整、齐全、系统、真实无误。各部门可根据实际情况,对各种档案进行定期装订成册保管。财务档案的归档按学校统一要求办理。

三、档案管理要求

1、贯彻有关档案工作的工作方针、政策和法规,将质量安全档案管理工作纳入本部门工作计划和人员岗位职责;

2、指定专人负责档案工作,做好档案工作的监督和检查,确保本部门档案材料的齐全、完整,按时做好建档管理工作;

3、各部门负责人为档案管理工作责任人,各部门应保证工作条件,配备必要的文件柜和档案盒,解决工作中的困难。

4、如质量安全档案发生丢失、毁损情况,将依纪规法追究责任人和部门负责人的相关责任。

5、本规定自发布之日起执行。

 

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